Jak wybrać najlepszego dostawcę?

To pytanie stawia sobie nie tylko wielu początkujących przedsiębiorców, ale również spore grono tych, którzy istnieją już ze swoją działalnością od jakiegoś czasu, ale wchodzą na nowy rynek lub inwestują w nowe produkty poszerzając swoją ofertę. Jest to podstawowa czynność zanim rozpoczniemy import towarów lub usług.
Pierwszą standardową czynnością jest sporządzenie listy warunków jakie stawiamy danemu produktowi, którym jesteśmy zainteresowani, czyli jednym słowem określenie naszych potrzeb względem importu danych towarów. Taka lista powinna zawierać cechy produktu oraz jego dane techniczne (jeżeli takowe posiada), zależnie od potrzeby jego wagę oraz ilość, warunki oraz czas dostawy wybranych produktów, certyfikaty oraz gwarancje. Warto jest również zorientować się gdzie dany produkt jest wytwarzany i jaką drogę pokonuje zanim dotrze do nas.
Kolejny krok jaki powinniśmy wykonać, to sporządzenie zapytania ofertowego, czyli zaproszenie dla dostawców do wzięcia udziału w procesie składania ofert dostarczenia konkretnego produktu lub usługi. Oto co powinno zawierać dobrze przygotowane zapytanie:
· dokładny opis przedmiotu zamówienia

· warunki na jakich oferta zwrotna będzie rozpatrywana oraz ich ocena

· warunki umowy na dostawę, w tym okres jej trwania

· warunki płatności

· charakterystykę oceny produktu którym jesteśmy zainteresowani

· termin do kiedy należy nadesłać ofertę zwrotną

· termin realizacji umowy po ewentualnym jej zawarciu

· nasze dane, referencje, skalę działania

· gwarancja (zarówno ze strony dostawy jaki i usługobiorcy)

· referencje dostawcy, przesłanie listy obecnych klientów

· pozostałe informacje jakie chcemy dodać oraz te związane stricte z wystawieniem dokumentu
Jeśli nasz import towarów jest nieznaczny, to i tak warto wysłać zapytanie do min 2 dostawców, aby mieć wybór.
W przypadku poważnych zakupów, należy zamieścić informacje o RODO oraz o tym czy oferenci mają do czynienia z przetargiem, jeżeli tak, to czy jest on publiczny, czy też nie. Warto w tym przypadku zapoznać się z Art. 35 Ustawy o finansach publicznych oraz Art. 70 (70(1)- 70(5)) gdzie mowa jest o umowach i przetargach oraz klauzuli umownej dotyczącej wyłączenia jawności.
Po przygotowaniu zapytania ofertowego, a mając już gotową listę firm, które wzbudziły nasze zainteresowanie możemy rozpocząć wysyłkę. W większości przypadków będą to firmy, które egzystują w internecie, mają swoje strony oraz adresy mailowe. Warto zwrócić uwagę czy dana witryna internetowa jest regularnie uaktualniana oraz czy ma jakieś rekomendacje, zwłaszcza przy pozyskiwaniu kontrahentów zagranicznych. To ułatwi nam podjęcie decyzji czy chcemy się do danej firmy zwrócić o ofertę ich produktu. Proces sprawdzania kontrahentów dokładnie opisujemy w artykule “Sprawdzenie wiarygodności kontrahenta”.
Kolejną czynnością jest wykonanie kontrolnych telefonów do oferentów, których oferty zdobyły nasząuwagę. Możemy wtedy przedyskutować szczegóły oferty, która do nas dotarła oraz zweryfikować jej zawartość.
Najważniejszymi czynnikami przy ostatecznym wyborze produktu jak i szukaniu partnera biznesowego zarówno w kraju jak i za granicą powinny być dla nas:
· Jakość (należy pamiętać o sprawdzeniu jakości produktu, systemu jej kontroli)

· Cena (musi iść w parze z ceną, warto również pamiętać o opcji rabatów oraz ewentualnych negocjacji)

· Terminowość (w tym przypadku chodzi o brak przestoju w dostawach)

· Lokalizacja (im bliżej nas dostawca tym lepszy jest z nim kontakt i mniejsze ryzyko opóźnień w dostawach produktu/ produktów, warto także rozpatrzyć ofertę pod kontem działania usług pocztowych i spedycyjnych w danym kraju)

Po przejściu całej opisanej w niniejszym tekście drogi powinniśmy być gotowi do wyboru dostawcy, a co za tym idzie podpisania umowy na otrzymanie interesujących nas towarów. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej sprawdź na artykuły na ten temat