Jak wybrać najlepszego dostawcę?

To pytanie stawia nie tylko wielu początkujących przedsiębiorców, ale także dużą grupę tych, którzy już istnieją ze swoimi działaniami od pewnego czasu, ale wchodzą na nowy rynek lub inwestują w nowe produkty, poszerzając swoją ofertę. Jest to podstawowy krok przed rozpoczęciem importu towarów lub usług.
Pierwszym standardowym działaniem jest sporządzenie listy warunków, które ustalamy dla produktu, który nas interesuje, czyli w skrócie, zidentyfikowanie naszych potrzeb dotyczących importu towarów. Taka lista powinna obejmować cechy produktu i jego dane techniczne (jeśli takie istnieją), w zależności od potrzeb, jego waga i ilość, warunki i czas dostawy wybranych produktów, certyfikaty i gwarancje. Warto także wiedzieć, gdzie produkt jest produkowany i jakim sposobem pokonuje drogę, zanim dotrze do nas.
Kolejnym krokiem, jaki powinniśmy podjąć, jest przygotowanie zapytania ofertowego, czyli zaproszenie dostawców do udziału w procesie składania ofert na określony produkt lub usługę. Oto co powinno zawierać dobrze przygotowane zapytanie:
• szczegółowy opis przedmiotu umowy
• warunki, na jakich będzie rozważana oferta zwrotna i ich ocena
• warunki umowy dostawy, w tym jej czas trwania
• warunki płatności
• charakterystyka ocenianego produktu, który nas interesuje
• data, do której należy przesłać ofertę zwrotną
• data wdrożenia umowy po jej ewentualnym zawarciu
• nasze dane, referencje, skala działalności
• gwarancja (zarówno ze strony dostawy, jak i odbiorcy)
• referencje dostawcy, przesłanie listy obecnych klientów
• inne informacje, które chcielibyśmy dodać oraz te związane ściśle z problematyką dokumentu
Jeśli nasz import towarów jest nieznaczny, warto wystosować zapytanie do 2 dostawców, aby mieć wybór.
W przypadku dużych zakupów należy podać informacje na temat RODO i czy oferenci zajmują się przetargiem, jeśli tak, czy jest on publiczny czy nie. W takim przypadku warto zapoznać się z art. 35 Ustawy o finansach publicznych oraz art. 70 (70 (1) – 70 (5)), gdzie odnosi się do umów i przetargów oraz klauzuli umowy dotyczącej wyłączenia publiczności. Po przygotowaniu zapytania oraz mając już listę firm, które wzbudziły nasze zainteresowanie, możemy zacząć wysyłać zapytania. W większości przypadków będą to firmy, które istnieją w internecie, posiadają własne strony internetowe oraz adresy e-mail. Warto zwrócić uwagę, czy dana strona jest regularnie aktualizowana oraz czy posiada jakieś rekomendacje, zwłaszcza przy pozyskiwaniu zagranicznych kontrahentów. Ułatwi to nam decyzję, czy chcemy zapytać daną firmę o ofertę ich produktu. Proces sprawdzania kontrahentów jest dokładnie opisany w artykule „Sprawdzanie wiarygodności kontrahenta”. Kolejnym krokiem jest wykonanie kontrolnych rozmów z oferentami, których oferty wzbudziły nasze zainteresowanie. Możemy wówczas omówić szczegóły oferty, która doszła do nas i zweryfikować jej treść. Najważniejszymi czynnikami przy ostatecznym wyborze produktu oraz poszukiwaniu partnera biznesowego zarówno w kraju, jak i za granicą powinny być dla nas: • Jakość (pamiętajmy o sprawdzeniu jakości produktu, jego systemu kontroli) • Cena (musi iść w parze z jakością, warto pamiętać również o możliwości rabatów i ewentualnych negocjacjach) • Punktualność (w tym przypadku brak opóźnień w dostawach) • Lokalizacja (im bliżej dostawcy jest do nas, tym lepszy kontakt z nim oraz mniejsze ryzyko opóźnień w dostawie produktu/produktów, warto także rozważyć ofertę z uwzględnieniem usług pocztowych i spedycyjnych w danym kraju) Po przejściu przez całą drogę opisaną w tym tekście, powinniśmy być gotowi dokonać wyboru dostawcy, a tym samym podpisać umowę w celu otrzymania produktów, które nas interesują. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj więcej artykułów tutaj