Finanse firmy- Audyt 2018

Wraz z zamknięciem ksiąg za 2018 rok rozpoczął się sezon audytowy. Zgodnie z art 64. Ustawy o Rachunkowości obowiązkowemu audytowi podlegają spółki, które spełniają 2 z 3 kryteriów:

a. Suma audytów na koniec roku przekracza 2,5 miliona euro,

b. Przychody netto na koniec roku przekraczają 5 milionów euro

c. Średnia liczba zatrudnionych na pełen etat w firmie przekracza 50 osób

Obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego podlegają również m. In. banki, SKOKI, fundusze i spółki giełdowe, spółki akcyjne. Oprócz tego każda spółka, nawet, jeśli nie spełnia obowiązkowego kryterium, może poprosić audytora o zbadanie sprawozdania finansowego by mieć pewność, ze jest ono prawidłowo sporządzone.

Kim jest audytor?

W prawie polskim jest oddzielna ustawa regulująca działalność firm audytorskich (Ustawa z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym), także warto zaznajomić się z zapisami prawa zanim poddamy nasze sprawozdanie pod badanie.

Zgodnie z ustawa tylko osoby, które uzyskały tytuł biegłego rewidenta mogą wydać opinie o naszym sprawozdaniu finansowym. Dodatkowo biegły rewident musi być zatrudniony w firmie audytorskiej. Czyli Jan Kowalski, mimo ze ma tytuł biegłego, nie może wydać opinii o naszym sprawozdaniu, ale Jan Kowalski Sp. z o.o. w której jest zatrudniony Jan już może wydać taka opinie. Pod opinia podpisze się Jan Kowalski w imieniu Jan Kowalski Sp. z o.o.

Na naszym rynku jest wiele firm świadczących usługi audytorskie, zarówno polskich jak i międzynarodowych. Do najbardziej znanych międzynarodowych firm audytorskich zaliczamy Wielka Czwórkę (Big 4), do których należy KPMG, PWC, EY oraz Delloite. Największe firmy w Polsce i na świecie korzystają z ich usług gdyż mając dużo powiązań kapitałowych, wielu inwestorów z różnych krajów a publikacje ich sprawozdań jest wydarzeniem na rynku, zależy im na renomowanej firmie audytorskiej, aby pokazać kontrahentom wysoki poziom wiarygodności. Nie każdy audytor w Wielkiej Czwórce ma tytuł biegłego rewidenta. Badanie jest prowadzone przez biegłego rewidenta i to ona podpisze się pod końcowym wynikiem badania. Pozostali audytorzy w zespole najczęściej są już na ścieżce by uzyskać tytuł biegłego, albo są specjalistami w powiązanych dziedzinach, np. specjaliści od wyceny lub od systemów informatycznych.

Jak wybrać audytora?

Wybór audytora zaczynamy od zapytania ofertowego, celem uzyskania najlepszej oferty. Do wybranych firm audytorskich należy wysłać zapytanie ofertowe, w którym należy zawrzeć cel badania, ile czasu chcemy na nie poświęcić, kto i gdzie prowadzi nasze księgi. Jeśli nie mamy zbyt rozbudowanej strony internetowej, warto dodać opis naszej działalności i źródeł przychodów i kosztów. Nie bójmy się zapytać audytora o innych klientów, którym firma świadczy usługi i jaki mają profil dzielności. Nasze zapytanie powinno mieć również datę, do kiedy audytorzy mogą przesyłać oferty.

Pamiętajmy by zawrzeć podstawowe dane finansowe! Audytor przygotowuje ofertę i kosztorys właśnie w oparciu o te dane – identyfikuje najistotniejsze obszary badania, analizuje czas i wielkość potrzebnego zespołu, ocenia czy potrzebni będą specjaliści od wyceny, podatków, IT.

Podczas sporządzania zapytania ofertowego zastanówmy się czy nie potrzebujemy również innych pochodnych usług. Nie jesteśmy pewni czy omija nas jakaś ulga podatkowa? Może niedługo wchodzą w życie nowe zapisy ustawy o rachunkowości i wciąż nie wiemy jak je zinterpretować? A może potrzebujemy wyceny aktywów? Wszystkie pochodne usługi warto dodać w zapytaniu. Oczywiście czym większa firm tym większa szansa na szerszy wachlarz usług. A może Jan Kowalski Sp z o.o. was zaskoczy? Cenę za pakiet usług łatwiej negocjować.

Cena badania nie powinna być naszym jedynym wyznacznikiem wyboru audytora. Warto sprawdzić opinie firmy w internecie lub wysłać maila do innego klienta audytora z pytaniem o jakość współpracy. Zawsze lepiej wybrać audytora, który specjalizuje się w naszej branży i ma spore doświadczenie w badaniu podobnych spółek do naszej.Czy w przyszłości będziemy potrzebować dodatkowych usług atestacyjnych? Warto wtedy budować długotrwałą relacje z firma audytorska i poprosić o rabat po jakimś czasie.

Jak się przygotować do audytu?

Cena audytu finalnie zależy od czasu przepracowanego przez audytorów także czym lepiej się przygotujemy tym taniej nas to będzie kosztować!

Plan audytu należy przygotować z audytorem zawczasu. Oprócz końcowego terminu prac określmy w nim inne ważne terminy. Czy chcemy mieć cotygodniowe spotkania gdzie będziemy monitorować status? Czy oczekujemy wstępnych wyników po 3 tygodniach? Kiedy audytor chce uzyskać od nas dokumenty i kiedy chciałby umówić się na spotkanie z księgowymi? Listę terminów warto określić wraz z zapisami umowy lub dołączyć ją jako załącznik do umowy.

Audytor przesyła listę dokumentów, którą należy przygotować na określony przez niego termin (nazywana „PBC”, skrót od angielskiego „Preparat by Client”, czyli „Przygotowane przez Klienta”). Oprócz zestawienia obrotów i sald może znajdować się tam wiele pozycji, które mogą nas zdziwić lub które uznamy za zbyt wrażliwe by przekazać (np. pensje pracowników). Zamiast unikać tych punktów z listy PBC, lepiej od razu skontaktować się z audytorem by omówić temat. Każde opóźnienie z naszej winy (np., bo nie przekazaliśmy listy plac) może być uznane za niedotrzymanie terminu i finalnie zostaniemy obarczeni dodatkowymi kosztami za prace audytor po godzinach.

Audytorzy maja prawny obowiązek dochowania tajemnicy zawodowej wiec przekazanie wrażliwych danych jest bezpieczne. Jednakże można z nimi wynegocjować by mieli jedynie wgląd do nich (audytorowi pokazywane są dane, może on je przepisać, ale nie wysyłamy mu informacji) lub poprosić by tylko prowadzący audyt miał do nich dostęp (np. partner lub manager projektu). Dane personalne (imię i nazwisko pracownika, data urodzenia, itp.) zawsze usuwamy.

Czasem możemy być zdziwieni prośba o dokumenty, które nie wydają nam się związane z badaniem. By jak najszybciej przejść audyt odstawmy zdziwienie w kat i po prostu przekażmy audytorowi o co nas prosi. Audytor jest jak detektyw, szuka niezgodności i błędów. Dopiero duża ilość przeanalizowanych danych daje jasny obraz, czego brakuje i co jest niejasne. Te właśnie dodatkowe dokumenty śluza by uzyskać dokładny obraz sytuacji finansowej w spółce.

Często audytor prosi by przekazywane dokumenty oznaczać w odpowiedni sposób zgodnie z wytycznymi na liście PBC, by potem łatwiej odnaleźć odpowiednie dane bez otwierania każdego pliku. Przekazujmy audytorowi każdy punkt z listy PBC. Jeśli audytor prosi o A1) listę dostawców; B2) zobowiązania wobec każdego z dostawców; C3) wiekowanie zobowiązań wobec dostawców a my prześlemy mu kompleksowe wiekowanie zobowiązań wobec dostawców gdzie wszystkie 3 wymogi z listy PBC są spełnione, to i tak wyślijmy mu 3 dokumenty oznaczone A1, B2 i C3. Może to być ten sam dokument, ale z innymi oznaczeniami. Albo jeden dokument, ale oznaczony „A1, B2, C3 Wiekowanie zobowiązań wobec dostawców”.Kompletność przekazanych danych jest monitorowana oznaczeniami z listy PBC.

Pamiętajmy, że Excel to najlepszy przyjaciel audytora. Wszystkie dane liczbowe przekazujmy w tym formacie. Jeśli audytor będzie musiał formatować dane, może nas dodatkowo policzyć za opóźnienia. Jeśli nasze księgi nie pozwalają na wygenerowanie zestawienia obrotów i sald w Excelu poinformujmy o tym audytora już w zapytaniu ofertowym. Dzięki temu audytor będzie mógł doliczyć potrzebny czas na formatowanie danych a my unikniemy dodatkowych kosztów.

Ostatnia rzeczą, o której należy pamiętać jest jak najszybsza odpowiedz na pytania audytora, najczęściej mailowe. Audytorzy preferują odpowiedzi na piśmie gdyż mail wysłany z naszej skrzynki jest lepszym dowodem audytowi niż notatka sporządzona podczas rozmowy telefonicznej. Zwlekanie z odpowiedzią może przeciągać termin badania gdyż nasza odpowiedz może być niezbędna do konturowania prac. Dlatego odpowiadajmy na pytania audytora jak najszybciej.

Korzyści audytu

Celem audytu jest zapewnienie czytelnikom sprawozdania, tj. klientom spółki, inwestorom, potencjalnym kontrahentom, że przedstawione tam dane jasno i rzetelnie reprezentują stan faktyczny finansów spółki. Opinia bez zastrzeżeń zwiększa wiarygodność naszego sprawozdania, czyli zwiększa szanse na uzyskanie finansowania z banku, oferuje dostawcom zapewnienie o naszej płynności a inwestorów zapewnia o naszej rentowności. Jesteśmy bardziej wiarygodni na rynku.

Podczas badania audytor „zagląda do każdego kąta” naszej dzielności. Często może nas to irytować, ale taka już natura audytu. Zamiast się niepotrzebnie denerwować lepiej zobaczyć w audycie nowe możliwości. Audytor umawia się na spotkania z naszymi pracownikami by sprawdzić jak przebiegają procesy, np. jak księgowi ujmują zapisy w księgach, jak się wiekuje należności lub jak monitorujemy zapasy. Dzięki temu możemy sprawdzić czy nasi pracownicy faktycznie wykonują swoje zadania zgodnie z naszymi wytycznymi.

Dodatkowo audytor już niejedno widział i zna dobrze nasza branże. Warto się go podpytać czy widzi on w naszym procesach możliwość wzrostu efektywności. Może istnieje jakiś lepszy system informatyczny do monitorowania zapasów? A może jakaś kontrola, która obecnie wymagamy od pracowników jest czasochłonna i istnieje lepsze rozwiązanie? Udzielanie nam takich porad nie jest celem audytu wiec lepiej być w przyjacielskich stosunkach z naszym audytorem by takie wskazówki od niego otrzymać.

Oczywiście głównym celem audytu jest sprawdzenie informacji zawartych w sprawozdaniu. Czy poprawnie stosujemy zapisy w ustawie o rachunkowości (lub międzynarodowe standardy rachunkowości), czy rzetelnie prezentujemy wszystkie informacje? Poprawnie sporządzone sprawozdanie powinno być jak najbardziej w naszym interesie – to na jego podstawie szykujemy nasz biznes plan i strategie rozwoju. A dobra strategia zaczyna się od poprawnego zdiagnozowania stanu faktycznego. Zazwyczaj jesteśmy emocjonalnie związaniu z nasza firmą i nie zawsze obiektywnie potrafimy ocenić sytuacje. Cale szczęście audytor przychodzi nam z pomocą!

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej kliknij tutaj